Wann Excel nicht mehr reicht
Signale: zwei Personen überschreiben Mengen, Stockouts fallen erst beim Kunden auf, oder Sie pflegen Tabellen stundenlang pro Woche. Ab ~50+ aktiven SKUs oder mehreren Standorten wird spezialisierte Software meist günstiger in Zeit als „gratis“ Excel.
Excel bleibt nützlich als Export/Analyse nicht als System of Record.
Schritte: Excel → StockFlow
1) Sheet als CSV/XLSX mit Name, SKU, Menge und idealerweise Preis speichern. 2) Eine Headerzeile, ein Produkt pro Zeile. 3) In StockFlow importieren und Spalten mappen. 4) A-Artikel zählen/scannen. 5) Nachbestell-Alerts für Bestsellers setzen.
Alte Formeln migrieren selten automatisch behalten Sie das Archiv zur Referenz.
- Saubere Header und Spaltennamen
- Dienstleistungen/Nicht-Bestandszeilen vorher entfernen
- Cycle Count der A-Artikel in Woche 1
Nach der Migration
Wareneingänge mit Barcode buchen, paralleles Excel-Pflegen stoppen, nach zwei Wochen Alerts prüfen. Für Shop/Marketplace: CSV bleibt oft die Brücke bis native Sync.
Beispiel: eine Migration in der Praxis
Ein Händler mit 300 SKUs exportiert seine Excel-Tabelle, entfernt fünf Dienstleistungszeilen und importiert den Rest in StockFlow Spalten für Name, SKU und Menge lassen sich in wenigen Minuten mappen. Am Nachmittag desselben Tages sind die A-Artikel gezählt und die ersten Low-Stock-Alerts gesetzt.
Die alte Excel-Datei bleibt als Archiv erhalten, wird aber ab dem Go-Live-Tag nicht mehr für laufende Buchungen genutzt sonst driften beide Systeme sofort wieder auseinander.
Häufige Fehler beim Wechsel
Der größte Fehler ist, altes Excel und neues System parallel für Buchungen weiterzuführen "nur für ein paar Wochen" wird selten kürzer, und beide Zahlen driften sofort auseinander. Ein fester Go-Live-Tag mit klarer Kommunikation im Team verhindert das.
Ein zweiter häufiger Fehler ist, alle SKUs auf einmal zählen zu wollen, statt zuerst nur die A-Artikel zu erfassen und den Rest schrittweise nachzuziehen das verzögert den eigentlichen Nutzen unnötig.
Vertraut von kleinen Unternehmen
Das sagen unsere Kunden
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