Warum Verwaltungen Bestand digitalisieren
Verbrauchsmaterial, IT, Fahrzeuge und Feldgerät sind über Ämter verteilt. Ohne zentrales System werden Jahresinventuren zu Handprojekten und Notkäufe häufen sich.
Eine Cloud-Bestandsschicht mit Scan und Historie senkt dieses Risiko, ohne das Finanz-SI am ersten Tag zu ersetzen.
Praktiken für Prüfung und Feld
Standorte nach Amt oder Gebäude trennen. Feldkräfte bekommen begrenzten Mobile-Zugang; Löschen und Exports bleiben berechtigten Rollen vorbehalten.
Bei Anlagegütern Barcode/QR nutzen und jeden Transfer oder die Außerdienststellung buchen.
- Bewegungshistorie für Prüfungen
- Rollen pro Amt / Standort
- Exports für Inventur und Reporting
- Nachvollziehbare Außerdienststellung von Anlagegütern
StockFlow im öffentlichen Sektor
Geeignet, operative Bestände und Geräte vor einem großen ERP zu steuern. Katalog importieren, etikettieren, Wareneingänge und Cycle Counts standardisieren. Spezielle Hosting-Anforderungen fallweise klären.
Beispiel: die verstreute IT-Ausstattung
Eine Gemeinde verteilt Laptops und Beamer an mehrere Ämter und Schulen. Ohne zentrale Erfassung weiß die Verwaltung zur Jahresinventur nicht mehr, welches Amt welches Gerät hat jedes Amt führt seine eigene, meist veraltete Liste.
Mit Standorten pro Amt und einem Scan bei jeder Übergabe bleibt die Historie nachvollziehbar: wer hat wann welches Gerät übernommen, und wo steht es aktuell. Das beschleunigt die jährliche Prüfung erheblich gegenüber einer manuellen Nachfrage bei jedem Amt.
Prüfungssicher dokumentieren, ohne den Alltag zu bremsen
Der Balanceakt im öffentlichen Sektor ist, genug Nachvollziehbarkeit für eine Prüfung zu schaffen, ohne dass jede kleine Bewegung zum Formularvorgang wird. Ein Scan bei Übergabe oder Rückgabe erfüllt beides: Er dauert Sekunden für den Mitarbeitenden, hinterlässt aber einen vollständigen, zeitgestempelten Eintrag für die spätere Prüfung.
Wichtig ist dabei die Rollentrennung: Wer im Alltag Bewegungen bucht, muss nicht dieselben Rechte haben wie wer am Jahresende den vollständigen Prüfungsexport zieht. Das hält den Prozess für Feldkräfte einfach und für die Prüfung trotzdem sauber abgegrenzt.
Vertraut von kleinen Unternehmen
Das sagen unsere Kunden
“Best customer service! Stockflow's customer support is fast and extremely helpful. They assisted me with customization of the software to improve my experience as a user.”