Una ONG, entidad sin ánimo de lucro u organismo del sector público suele manejar material de varias fuentes: compra, donación en especie, reparto entre proyectos, y a menudo entre varios centros o almacenes. Sin un sistema común, cada centro lleva su propio recuento y es difícil saber cuánto material hay disponible en total o justificar su uso ante un donante o una convocatoria de subvención.
Guía general: software de gestión de inventario. Sin coste de entrada: gestión de inventario gratis.
Casos habituales en el tercer sector
- Bancos de alimentos y ropa: entradas por donación, salidas por reparto
- Entidades con varios centros: traslados de material entre sedes
- Proyectos con material específico que debe separarse del stock general
- Voluntariado rotativo: cualquier persona puede consultar el mismo stock actualizado
Sector público y administración
Un organismo o centro del sector público, como un colegio, un centro de salud, un ayuntamiento o una oficina administrativa, gestiona material y equipamiento repartido entre departamentos, a menudo sin visibilidad conjunta de qué hay disponible en cada sede.
- Material de oficina y consumibles repartidos entre departamentos
- Equipamiento que se presta y devuelve entre centros
- Compras centralizadas con visión de stock disponible en cada sede
- Historial de movimientos como apoyo al control interno de bienes
Para varios centros o almacenes, vea inventario para logística y múltiples ubicaciones. Si el centro incluye un botiquín o servicio de farmacia con control de caducidades y lotes, vea inventario de farmacia.
Trazabilidad para subvenciones y licitaciones
Tanto las ONG como los organismos públicos deben demostrar el uso correcto del material financiado con subvenciones o fondos públicos. Un historial de movimientos por artículo (entrada, salida, ubicación, fecha) ofrece un respaldo operativo auditable, listo para licitaciones y auditorías internas, aunque cada entidad debe verificar qué documentación exige su convocatoria específica.
StockFlow es un complemento operativo de stock, no un sustituto de los sistemas obligatorios de contabilidad pública o de gestión de subvenciones.
Empezar sin presupuesto de TI
La mayoría de entidades pequeñas no tiene personal de TI ni presupuesto para un ERP. El plan Starter gratuito permite empezar con un centro y ampliar solo si el crecimiento lo justifica, usando el móvil para escanear entradas y salidas. En organismos públicos suele ser más realista empezar con un piloto en un departamento concreto y ampliar después a otros centros.
Más sobre el escaneo móvil: app móvil de inventario.
La confianza de las pequeñas empresas
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