Voorraadbeheer horeca (in België vaak stockbeheer horeca genoemd) is geen generiek magazijnprobleem. Je stuurt niet op voorraadwaarde, maar op foodcost, brutomarge per gerecht, derving en aantoonbare HACCP-traceerbaarheid voor het FAVV of de NVWA.
Deze gids verbindt die operationele realiteit met concrete workflows: receptuur als stuklijst, inventarisatie met de telefoon, bestellen bij Sligro of Solucious, en de brug naar je kassa inclusief de Belgische witte kassa. Start gratis met StockFlow.
Foodcost en brutomarge per gerecht
De KPI die horeca-operators écht sturen is niet “inventory value”, maar foodcost % (inkoopkosten ingrediënten ÷ omzet) en vooral de brutomarge per gerecht. Een steak die op papier 32% foodcost heeft, kan in de praktijk 40% kosten door portiefouten, trimverlies of een prijsstijging bij de groothandel.
Streefwaarden
- Foodcost totaal: ongeveer 25–35%
- Brutomarge gerechten: 60–70%
- Brutomarge dranken: 70–80%
Wat stockbeheer hier doet
Koppel receptuur aan inkoopprijzen en verkopen. Dan zie je per gerecht of de theoretische kost nog klopt en waar derving of porties de marge opeten.
Receptuur en technische fiches = stuklijst (BOM)
Een technische fiche of receptuur is in software termen een bill of materials: vaste hoeveelheden ingrediënten per portie. Wanneer Bidfood of Sligro de prijs van een artikel verhoogt, moet de kostprijs van elk gerecht dat dat artikel gebruikt meteen herberekend worden. Dat is precies het probleem dat een stuklijstbeheer (BOM) -module oplost sterker nog voor horeca dan voor veel productiebedrijven, omdat menu’s wekelijks meebewegen met seizoen en inkoop.
- Leg per gerecht de grammes, milliliters en yield (uitval bij bereiding) vast
- Koppel elk ingrediënt aan de actuele leveranciersprijs
- Herbereken foodcost automatisch bij prijswijzigingen
- Gebruik dezelfde receptuur om theoretisch verbruik te vergelijken met de inventarisatie
Meer over BOM in het Nederlands: gratis stuklijst software en de Engelse pillar bill of materials software.
Derving en THT-beheer: FIFO in de praktijk
Derving (verspilling door bederf, breuk, overproductie) is vaak de stilste kostenpost in de keuken. THT (ten minste houdbaar tot) en TGT sturen je rotatie: werk met FIFO of beter FEFO (first expired, first out) in koelcel en freezer.
Label bij ontvangst
Noteer ontvangstdatum, THT en lotnummer. Dat is ook wat FAVV en NVWA verwachten bij traceerbaarheid.
Meldingen vóór verval
Laat software waarschuwen als producten de kritische zone naderen, zodat je ze in speciale’s of staff meals kunt zetten.
Derving apart boeken
Nooit “stil” wegschrijven in de telling. Apart registreren houdt je foodcost-analyse eerlijk.
Inventarisatie-workflow: personeel telt met de telefoon
Barcode scanning is in de horeca geen “feature bullet” het is de manier waarop je team een wekelijkse telling afwerkt zonder clipboard en Excel. Mobiel voorraadbeheer laat keuken- en barpersoneel tellen op hun eigen telefoon, per opslagruimte, met vaste eenheden.
- Plan het telmoment: Kies een vast moment buiten de service bijvoorbeeld maandagochtend of na de zondagssluiting. Snelverbruik (vlees, vis, melk) tel je vaker; droge voorraad wekelijks of maandelijks.
- Open de inventarisatie op de telefoon: Personeel telt met de telefoon: open StockFlow op de smartphone, selecteer de opslagruimte (koelcel, freezer, bar, droge opslag) en start de telling.
- Scan of zoek elk artikel: Scan de barcode of zoek het product. Noteer de hoeveelheid in vaste eenheden (stuks, kg, liter). Zo vermijd je giswerk en typefouten.
- Registreer derving apart: Bederf, breuk en verlopen THT noteer je als derving niet als 'ontbrekende voorraad'. Zo blijft je foodcost-analyse zuiver.
- Vergelijk met theoretisch verbruik: Vergelijk de getelde voorraad met wat je recepturen en kassaverkopen voorspellen. Grote afwijkingen wijzen op portiefouten, diefstal of verkeerde receptuur.
- Pas bestelniveaus aan: Update minimumvoorraden en bestellijsten voor je leveranciers (Sligro, Bidfood, Hanos, Metro, Solucious, Java) op basis van het echte verbruik.
HACCP en traceerbaarheid: FAVV (BE) en NVWA (NL)
Voedselveiligheid is wettelijk verplicht en de toezichthouder verschilt per land. In België is dat het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen). In Nederland is dat de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit). Beide verwachten aantoonbare traceerbaarheid: welk lot, van welke leverancier, wanneer ontvangen, en wat er mee gebeurd is.
België FAVV
Autocontrolesysteem, leveranciersdocumenten, temperatuurlogs en lot-traceerbaarheid. Digitale stockbeheer horeca met THT en ontvangstregistratie helpt bij een FAVV-controle.
Nederland NVWA
HACCP-plan, hygiënecode van de branche, en traceerbaarheid één stap vooruit en achteruit in de keten. Zelfde data, andere inspecteur je stocksoftware moet beide aankunnen.
Bestellen bij leveranciers
Goed voorraadbeheer horeca eindigt in een bestellijst die aansluit bij je groothandel niet in een abstract “reorder point”.
Nederland
Veelgebruikt: Sligro, Bidfood, Hanos en Metro. Houd artikelnummers en actuele prijzen bij zodat je receptkost klopt.
België
Veelgebruikt: Solucious, Bidfood en Java. Zelfde principe: leveranciersprijs in je stockbeheer = actuele foodcost op de menukaart.
Koppeling met het kassasysteem
Theoretisch verbruik = receptuur × wat de kassa verkocht. Zonder die brug blijft inventarisatie giswerk. In BE/NL zie je vaak Lightspeed, Untill, Trivec en Deliverect (voor delivery-kanalen).
Eerlijk over integraties
StockFlow ondersteunt vandaag export/import van verkoop- en productdata zodat je foodcost en theoretisch verbruik al kunt berekenen. Native real-time koppelingen met Lightspeed, Untill, Trivec en Deliverect staan op de roadmap. Liever een werkende export vandaag dan een stille belofte en je hoeft niet te wachten om te starten met tellen, receptuur en derving.
België: geregistreerd kassasysteem (witte kassa)
Veel Vlaamse en Belgische horeca-ondernemers werken met een geregistreerd kassasysteem (GKS), in de volksmond de witte kassa. Die verplichting koppelt fiscale registratie van verkopen aan je zaak. Voor stockbeheer is het een natuurlijke brug: wat de witte kassa als verkocht registreert, is precies wat van je voorraad én van je foodcost-berekening moet afgaan.
Of je nu onder de GKS-drempel valt of niet: behandel kassadata als bron van waarheid voor verbruik. Combineer die data met receptuur, dan wordt compliance (FAVV) en marge-sturing één workflow in plaats van twee aparte administraties.
Boekhoudkoppeling: Octopus en Exact Online
Stockbeheer horeca stopt niet bij de koelcel. Op het einde van de maand wil je boekhouder de voorraadwaarde in de jaarrekening zonder Excel-export die niemand vertrouwt. StockFlow koppelt hiervoor live aan Octopus (België) en Exact Online (Benelux): je telt en waardeert in StockFlow, de journaalposten landen in het dossier van je accountant.
Octopus (België)
Octopus is het cloudboekhoudpakket dat veel Belgische accountantskantoren gebruiken voor horecazaken. Via OAuth verbind je je dossier, map je voorraad- en variatierekeningen (bijv. 3xxxx / 609xxx afstemmen met je boekhouder) en push je de periodieke stockwaardering naar een Divers-journaal. De eerste push boekt de volledige waarde; daarna alleen het verschil, zodat je niet dubbel telt.
Exact Online (Benelux)
Exact Online is wijdverspreid bij restaurants en cafés in Nederland én België. De StockFlow-connector werkt via Exact App Center OAuth: GL-mapping, periodieke voorraadwaardering en push naar general journals. Zo blijft je foodcost-sturing in de keuken gescheiden van de fiscale boekhouding zonder dubbele invoer.
Waarom dit telt voor horeca
Inventarisatie + derving + receptkost geven je operationele foodcost. De Octopus- of Exact-push vertaalt die voorraadwaarde naar de balans die je boekhouder (en de fiscus) ziet. Zelfde telling, twee werelden: keuken en dossier. Overzicht van alle boekhoudkoppelingen: accounting-integraties.
Meerdere vestigingen voor kleine ketens
Twee restaurants, een zaak plus catering, of een keuken die meerdere locaties bevoorraadt: dan heb je multi-locatie voorraadbeheer nodig. Tel per vestiging, verplaats stock tussen keukens zonder “verdwenen” kilo’s, en vergelijk foodcost tussen locaties.
Voor wie: restaurant, café, bakkerij
Restaurants
Foodcost per gerecht, recepturen en keukenvoorraad
- Technische fiches
- Derving bijhouden
- Leveranciersprijzen
Cafés & bars
Drankvoorraad, tapverlies en snelle inventarisatie
- Bar-telling met telefoon
- THT op zuivel
- Drankmarge
Bakkerijen & hotels
Productieplanning, bederf en multi-locatie stock
- Receptuur/BOM
- FIFO in de koelcel
- Meerdere vestigingen
Verder lezen in het Nederlands
- StockFlow homepage gratis starten met stockbeheer
- Gratis stuklijst software receptuur en kostprijs als BOM
- Voorraadbeheer software NL pillar-gids
- Mobiel voorraadbeheer tellen met de telefoon
- Multi-locatie voorraadbeheer meerdere vestigingen
- Octopus-integratie voorraadwaarde naar Belgische boekhouding
- Exact Online-integratie voorraadwaarde naar Exact-journaals
- Alle Nederlandstalige gidsen