Warum Apotheken-Bestand anders ist
In der Apotheke sind Verfallsdatum und Chargenrückverfolgung nicht optional, abgelaufene Ware oder ein schlecht geführter Rückruf betreffen Patientensicherheit, nicht nur den Warenwert.
StockFlow hält Chargen und Verfallsdaten präzise, ergänzend, nicht ersetzend zu Ihrem Offizin-System.
Was StockFlow für Apotheken abdeckt
Wareneingang mit Charge und Verfallsdatum, Low-Stock-Alerts für Schnelldreher, Mehrstandort für Filialen oder Nebenlager, und Transfers mit Historie.
- Charge + Verfallsdatum bei Wareneingang
- Gezielte Chargensperre bei Rückrufen
- Mehrfilialen mit Transfers
- Alerts auf A-Artikel / hohe Umschlagware
Meldebestand und ABC-Analyse: das andere Bestandsproblem
Neben Chargen und Verfallsdaten entscheidet auch die Bestandshöhe selbst über die Kosten: Zu viel Kapital in Schnelldrehern mit kurzem Ablaufdatum bindet Geld, das doppelt abläuft finanziell und physisch. Zu wenig Bestand bei verschreibungspflichtigen Dauermedikamenten führt zu Fehlkäufen und Kunden, die leer ausgehen.
Eine ABC-Analyse trennt die wenigen Präparate mit hohem Umsatzanteil (A-Artikel) von der breiten Masse selten verkaufter Ware. Für A-Artikel lohnt sich ein enger Meldebestand mit häufiger Kontrolle; für C-Artikel reicht ein gröberer Rhythmus, ohne dass Sie jede SKU einzeln nachrechnen müssen.
- A-Artikel/Schnelldreher: niedriger Meldebestand, häufige Nachbestellung
- Sicherheitsbestand deckt Lieferverzögerungen bei kritischen Dauermedikamenten ab
- ABC-Klassifizierung zeigt, wo sich engere Kontrolle überhaupt lohnt
FEFO: zuerst, was zuerst abläuft
FEFO (First Expired, First Out) verlangt, dass die Charge mit dem frühesten Verfallsdatum zuerst verkauft oder ausgegeben wird, unabhängig vom Wareneingangsdatum. Ein jüngerer Eingang kann früher ablaufen als ein älterer.
Dafür brauchen Sie pro Charge ein aktuelles Verfallsdatum, genau die Information, die StockFlow lotweise führt.
Beispiel: ein gezielter Rückruf
Ein Hersteller ruft eine bestimmte Charge eines Präparats zurück. Ohne Chargenverfolgung müsste die Apotheke den gesamten Bestand dieses Produkts durchsuchen, um zu prüfen, ob die betroffene Charge überhaupt vorhanden ist, über mehrere Filialen hinweg.
Mit Charge und Verfallsdatum pro Wareneingang zeigt eine Suche sofort, ob und wo die betroffene Charge liegt. Die Sperre betrifft nur diese Charge, nicht das gesamte Sortiment dieses Präparats.
StockFlow neben Kommissionierautomat und BtM-Buchführung
Viele Apotheken haben bereits einen Kommissionierautomaten (z. B. für Schnelldreher in der Sichtwahl) und ein Offizin-/Dispensiersystem im Einsatz. StockFlow tritt dort nicht in Konkurrenz, sondern deckt den Bestand ab, den diese Systeme oft nicht vollständig erfassen: Nebenlager, Rezeptursubstanzen, Filialbestand und Ware, die nicht über den Automaten läuft.
Die Betäubungsmittel-Bestandsführung (BtM-Buch nach BtMVV) ist gesetzlich vorgeschrieben und muss über ein dafür zugelassenes, lückenlos dokumentierendes System geführt werden. StockFlow ist dafür nicht gedacht und ersetzt diese Pflichtdokumentation nicht handeln Sie BtM-pflichtige Ware weiterhin über Ihr bestehendes BtM-Buch oder Ihr Offizin-System ab.
Häufige Fehler bei der Chargenerfassung
Der häufigste Fehler ist eine Erfassung „wenn Zeit ist" statt direkt beim Wareneingang: Sobald Ware ungescannt ins Regal wandert, fehlt genau die Charge-Verfallsdatum-Verknüpfung, auf die es im Ernstfall ankommt. Ein zweiter Fehler ist, Verfallsdaten nur für offensichtlich kritische Präparate zu erfassen erfahrungsgemäß betrifft ein Rückruf selten das Produkt, das man erwartet hätte.
Auch bei internen Transfers zwischen Filialen geht Chargeninformation leicht verloren, wenn der Transfer nicht als eigener Buchungsschritt mit Chargenbezug erfasst wird, sondern nur als grobe Mengenverschiebung.
Vertraut von kleinen Unternehmen
Das sagen unsere Kunden
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