Muchas pymes pierden la pista de sus activos fijosportátiles, herramientas, mobiliario, maquinariaporque no hay un sistema que diga quién tiene cada equipo ni cuándo se movió de sitio por última vez.
Guía general: software de gestión de inventario. Si el activo requiere mantenimiento periódico, vea asset tracking con alertas de mantenimiento.
Qué controlar en un registro de activos
- Código único por activo (etiqueta o código de barras)
- Persona, departamento o ubicación asignada actualmente
- Historial de traslados entre personas o sedes
- Estado del activo (en uso, en reparación, de baja)
Cuándo empezar a llevar un registro formal
La señal más clara es cuando nadie sabe con certeza dónde está un portátil o una herramienta concreta, o cuando se compra equipo nuevo porque no se encontraba el que ya existía. A partir de ahí, un registro simple con escaneo móvil resuelve el problema desde el primer día.
Más sobre el escaneo: app móvil de inventario.
Check-in y check-out, no solo un registro estático
Un registro de activos que solo se actualiza al comprar el equipo pierde utilidad en cuanto ese equipo cambia de manos por primera vez. El check-in/check-out con escaneo—asignar el activo a una persona al entregarlo y volver a escanearlo al devolverlo—es lo que mantiene el registro fiable con el uso diario, sin depender de que alguien lo actualice manualmente cada vez.
Para equipos que rotan mucho entre personas o sedes—portátiles de préstamo, herramientas compartidas—este hábito evita la pregunta recurrente de "¿quién lo tiene ahora mismo?"
La confianza de las pequeñas empresas
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