Was die Lagerfunktion von QuickBooks leistet und wo sie endet
Die Lagerfunktion von QuickBooks Online (Tarife Plus und Advanced) führt je Artikel den Bestand, einen Meldebestand als einzelne Zahl und die durchschnittlichen Kosten und bucht den Wareneinsatz bei der Rechnungsstellung. Für ein Unternehmen, dessen Bestände für die Buchhaltung nur ungefähr stimmen müssen, kann das genügen.
Sobald ein Team echte Lagerprozesse braucht, ist schnell Schluss: Es gibt kein Barcode-Scanning, keinen Wareneingangsprozess gegen eine Bestellung, keine Pick-Listen für die Auftragsabwicklung und kein Konzept mehrerer Lagerstandorte mit Umlagerungen. Eine Zählung bedeutet, Bestände von Hand Artikel für Artikel zu ändern.
- Kein Barcode-Scanning und keine mobile Scan-App
- Kein Wareneingangsprozess für Bestellungen (nur ein Mengenfeld)
- Kein Bestand an mehreren Standorten und keine Umlagerungen zwischen Lagern
- Keine Pick-Listen, Chargen-/Ablaufverfolgung oder Stücklisten
Aufgaben trennen: QuickBooks für die Bücher, StockFlow für das Lager
Die Lösung ist nicht, QuickBooks zu ersetzen, sondern ihm keine Lageraufgaben mehr aufzubürden. Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Hauptbuch bleiben in QuickBooks. Wareneingang, Barcode-Scannen per Smartphone, Bestandszählungen, Umlagerungen zwischen Standorten und Warnungen bei niedrigem Bestand führen Sie in StockFlow, wofür diese Abläufe gebaut wurden.
Diese Trennung ist bei Buchhaltungsprogrammen allgemein üblich, nicht nur bei QuickBooks: Dasselbe Muster gilt für Xero und andere Buchhaltungssoftware mit Lagermodulen.
So verbinden Sie StockFlow und QuickBooks heute
StockFlow hat noch keine native OAuth-Synchronisation mit QuickBooks. Die aktuelle Brücke ist CSV: Exportieren Sie Ihre Liste Produkte und Dienstleistungen (bei QuickBooks Desktop die Artikelliste) aus QuickBooks und importieren Sie sie in StockFlow, um passende Produkte per SKU anzulegen.
Führen Sie Wareneingang, Scannen, Zählungen und Umlagerungen im Tagesgeschäft in StockFlow aus. Exportieren Sie zum Monatsende oder nach einer größeren Zählung einen Bestandsbewertungsbericht aus StockFlow und geben Sie ihn Ihrer Buchhaltung (oder buchen Sie ihn als Korrekturbuchung), damit die Bücher in QuickBooks dem tatsächlichen Regalbestand entsprechen.
- Produkte und Dienstleistungen (bzw. Artikelliste) aus QuickBooks als CSV exportieren
- In StockFlow importieren und die Spalten SKU, Menge und Kosten zuordnen
- Wareneingang, Barcode-Zählungen und Umlagerungen künftig in StockFlow durchführen
- Bewertung aus StockFlow zum Periodenabschluss für die Buchhaltung exportieren
Was auf der Roadmap steht
Ein nativer QuickBooks-Connector ist noch nicht verfügbar. Wenn er erscheint, dürfte er dasselbe leisten wie die bestehenden Buchhaltungs-Connectoren von StockFlow (Octopus, Exact Online, Yuki) in ihren Märkten: die Bestandsbewertung zum Periodenabschluss ins Hauptbuch buchen, keine bidirektionale Echtzeit-Synchronisation. Die Nachfrage von QuickBooks-Nutzern bestimmt mit, wann das gebaut wird. Den Status je Plattform zeigt die Übersicht der Buchhaltungs-Integrationen.
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