Ce que fait la gestion de stock de QuickBooks et où elle s’arrête
La fonction de stock de QuickBooks Online (formules Plus et Advanced) suit par article la quantité en stock, un point de commande sous forme de simple nombre et le coût moyen, puis comptabilise le coût des marchandises vendues lors de la facturation. Pour une entreprise dont les niveaux de stock doivent seulement rester à peu près exacts pour la comptabilité, cela peut suffire.
Elle atteint vite ses limites dès qu’une équipe a besoin de vraies opérations d’entrepôt : pas de scan de codes-barres, pas de flux de réception face à un bon de commande, pas de listes de préparation pour les commandes et aucune notion de plusieurs emplacements d’entrepôt avec transferts entre eux. Un inventaire revient à modifier les quantités à la main, article par article.
- Pas de scan de codes-barres ni d’application mobile de scan
- Pas de flux de réception des bons de commande (juste un champ de quantité)
- Pas de stock multi-emplacements ni de transferts entre entrepôts
- Pas de listes de préparation, de suivi par lot/péremption ni de nomenclatures
Répartir le travail : QuickBooks pour la comptabilité, StockFlow pour l’entrepôt
La solution n’est pas de remplacer QuickBooks, mais de cesser de lui demander un travail d’entrepôt. Gardez la facturation, la paie et le grand livre dans QuickBooks. Faites la réception, le scan par téléphone, les inventaires, les transferts entre emplacements et les alertes de stock bas dans StockFlow, pour lequel ces flux ont été conçus.
Cette répartition est courante avec les outils comptables en général, pas seulement QuickBooks : le même schéma vaut pour Xero et les autres logiciels comptables dotés de modules de stock.
Comment relier StockFlow et QuickBooks aujourd’hui
StockFlow n’a pas encore de synchronisation OAuth native avec QuickBooks. Le pont actuel est le CSV : exportez votre liste Produits et services (ou la liste des articles pour QuickBooks Desktop) depuis QuickBooks, puis importez-la dans StockFlow pour créer les produits correspondants par SKU.
Faites la réception, le scan, les inventaires et les transferts du quotidien dans StockFlow. En fin de mois ou après un inventaire important, exportez un rapport de valorisation du stock depuis StockFlow et remettez-le à votre comptable (ou saisissez-le en écriture d’ajustement) pour que la comptabilité de QuickBooks reflète ce qu’il y a réellement sur les étagères.
- Exporter Produits et services (ou liste des articles) de QuickBooks en CSV
- Importer dans StockFlow en associant les colonnes SKU, quantité et coût
- Faire réception, inventaires par code-barres et transferts dans StockFlow
- Exporter la valorisation de StockFlow à la clôture pour votre comptable
Ce qui figure sur la feuille de route
Un connecteur QuickBooks natif n’est pas encore disponible. Lorsqu’il sortira, il devrait faire la même chose que les connecteurs comptables déjà actifs de StockFlow (Octopus, Exact Online, Yuki) sur leurs marchés : comptabiliser la valorisation du stock à la clôture dans le grand livre, et non une synchronisation bidirectionnelle en temps réel. La demande des utilisateurs de QuickBooks influence le moment où il sera construit. Voir la page des intégrations comptables pour l’état de chaque plateforme.
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