Waarom losse spreadsheets per locatie fout gaan
Zodra een bedrijf een tweede vestiging, magazijn of webshop-kanaal opent, breekt het model van 'één Excel-bestand per locatie' vrijwel altijd. Een medewerker in vestiging A ziet niet dat vestiging B nog een volle pallet van hetzelfde artikel heeft liggen, en bestelt opnieuw bij de leverancier terwijl er intern al voorraad beschikbaar is. Andersom verkoopt een webshop een artikel dat in de winkel al bijna op is, wat leidt tot een oversell en een teleurgestelde klant.
Hoofdkantoor krijgt pas achteraf—via een rapport aan het einde van de maand—te zien welke vestiging structureel te veel bestelt en welke structureel misgrijpt. Op dat moment is de kans om bij te sturen met een simpele transfer allang voorbij.
Naarmate het aantal locaties groeit, groeit ook de tijd die een filiaalmanager kwijt is aan het handmatig afstemmen met collega's in andere vestigingen—tijd die niet naar klanten of verkoop gaat.
Hoe multi-locatie voorraadbeheer werkt
Multi-locatie voorraadbeheer betekent dat elk artikel een eigen voorraadstand heeft per vestiging of magazijn, zichtbaar voor iedereen in één centraal systeem in plaats van verspreid over losse bestanden. Een centrale voorraadstand per locatie maakt het meteen duidelijk welke vestiging over- en welke onderbevoorraad is.
Herbestelpunten stel je in per locatie en per artikel: een drukke vestiging met snelle omloop verdient een hoger herbestelpunt dan een rustige vestiging met hetzelfde artikel. Eén algemeen herbestelpunt voor alle locaties samen leidt onvermijdelijk tot stockouts op de drukke locatie en overstock op de rustige.
StockFlow toont voorraad per locatie in realtime met barcodescannen via de telefoon, zodat een medewerker in seconden ziet of een ander filiaal nog voorraad heeft voordat er een nieuwe bestelling geplaatst wordt.
- Eén centrale voorraadstand per artikel per locatie
- Herbestelpunten ingesteld per vestiging, niet globaal
- Transferfunctie tussen locaties zonder externe bestelling
- Eén overzicht voor hoofdkantoor over alle vestigingen
Transfers tussen locaties gebruiken in plaats van spoedbestellingen
Wanneer een vestiging bijna door een artikel heen is en een andere vestiging een overschot heeft, is een interne transfer meestal sneller en goedkoper dan een spoedbestelling bij de leverancier—geen wachttijd, geen extra verzendkosten, en het lost twee problemen tegelijk op: het overschot verdwijnt en het tekort wordt aangevuld.
Een transfer registreren in het systeem houdt de voorraadstanden van beide locaties correct, zodat een volgende telling of bestelling niet uitgaat van verkeerde aantallen.
Meerdere verkoopkanalen als extra 'locatie'
Voor webshops geldt hetzelfde principe: een webshop is in feite een extra 'locatie' die dezelfde voorraad kan delen met de fysieke winkel, of een eigen gereserveerde voorraad kan hebben. Zonder duidelijke afspraken hierover verkoopt de webshop artikelen die de winkel net heeft verkocht aan een klant aan de balie—en dat leidt tot een oversold bestelling die je moet annuleren of vertragen.
Trusted by small businesses
What our customers say
“Super Kind! Quick replies from their support and very easy fixes, changed the dashboard a bit and customized it. Also gave me 450 items extra on the free plan just for me. Highly recommend and again great service!”
“Best customer service! Stockflow's customer support is fast and extremely helpful. They assisted me with customization of the software to improve my experience as a user.”