Wat de voorraadfunctie van QuickBooks doet en waar ze ophoudt
De voorraadfunctie van QuickBooks Online (Plus- en Advanced-abonnementen) houdt per artikel de hoeveelheid, een bestelpunt als enkel getal en de gemiddelde kostprijs bij, en boekt de kostprijs van verkochte goederen bij het factureren. Voor een bedrijf dat de voorraadstanden alleen ruwweg juist wil houden voor de boekhouding, kan dat volstaan.
Zodra een team echte magazijnoperaties nodig heeft, houdt het snel op: er is geen barcodescanning, geen ontvangstflow tegen een inkooporder, geen picklijsten voor orderverwerking en geen begrip van meerdere magazijnlocaties met transfers ertussen. Een telling betekent handmatig de hoeveelheden aanpassen, artikel per artikel.
- Geen barcodescanning of mobiele scan-app
- Geen ontvangstflow voor inkooporders (enkel een hoeveelheidsveld)
- Geen voorraad op meerdere locaties of transfers tussen magazijnen
- Geen picklijsten, batch- of vervaldatumopvolging of stuklijsten
Verdeel het werk: QuickBooks voor de boeken, StockFlow voor het magazijn
De oplossing is niet QuickBooks vervangen, maar het niet langer een magazijntaak laten doen. Houd facturatie, loonadministratie en het grootboek in QuickBooks. Voer ontvangst, barcodescanning met de telefoon, voorraadtellingen, transfers tussen locaties en lagevoorraadmeldingen uit in StockFlow, waarvoor die werkstromen gebouwd zijn.
Deze verdeling is gebruikelijk bij boekhoudpakketten in het algemeen, niet alleen bij QuickBooks: hetzelfde patroon geldt voor Xero en andere boekhoudsoftware met voorraadmodules.
Zo koppelt u StockFlow en QuickBooks vandaag
StockFlow heeft nog geen native OAuth-synchronisatie met QuickBooks. De huidige brug is CSV: exporteer uw lijst Producten en diensten (of de artikellijst bij QuickBooks Desktop) uit QuickBooks en importeer ze in StockFlow om overeenkomstige producten op SKU aan te maken.
Voer de dagelijkse ontvangst, het scannen, de tellingen en de transfers uit in StockFlow. Exporteer aan het einde van de maand of na een grote telling een voorraadwaarderingsrapport uit StockFlow en geef het aan uw boekhouder (of boek het als memoriaalcorrectie), zodat de boeken in QuickBooks overeenkomen met wat er echt in het rek ligt.
- Exporteer Producten en diensten (of de artikellijst) uit QuickBooks als CSV
- Importeer in StockFlow en koppel de kolommen SKU, hoeveelheid en kostprijs
- Voer ontvangst, barcodetellingen en transfers voortaan uit in StockFlow
- Exporteer de waardering uit StockFlow bij de periodeafsluiting voor uw boekhouder
Wat er op de roadmap staat
Een native QuickBooks-koppeling is nog niet beschikbaar. Wanneer ze er komt, zal ze naar verwachting hetzelfde doen als de bestaande boekhoudkoppelingen van StockFlow (Octopus, Exact Online, Yuki) voor hun markten: de voorraadwaardering per periodeafsluiting in het grootboek boeken, geen realtime synchronisatie in twee richtingen. De vraag van QuickBooks-gebruikers bepaalt mee wanneer dat gebouwd wordt. Zie het overzicht van boekhoudkoppelingen voor de status per platform.
Vertrouwd door kleine bedrijven
Wat onze klanten zeggen
“Best customer service! Stockflow's customer support is fast and extremely helpful. They assisted me with customization of the software to improve my experience as a user.”